25. Dezember 2011 
Projektmanagement wird mithilfe einer geeigneten Software einfacher und effizienter. Grundsätzlich wird Software dieser Art in zwei Gruppen unterteilt. Wenn mit ihr nur einzelnes Projekt geplant werden kann, wird von einer Single-Projekt-Management-Software gesprochen, bei der Planung und Abwicklung mehrerer Projekte wird von Multi-Projekt-Management-Software gesprochen. Eine Projektmanagement-Software sollte wenigstens eine flexible Kalenderfunktion enthalten, in der alle Projektphasen eingetragen werden und auch Prioritäten der einzelner Phasen und Aufgaben festgehalten werden können.
Oft helfen einfache Lösungen
Bei einfachen Projekten genügt in vielen Fällen ein leistungsfähiger Terminplaner, um diese Aufgaben bewältigen zu können. Insofern eignen sich von Fall zu Fall entsprechende Tools aus dem Office-Bereich, die auch für die meisten Smartphones erhältlich sind. Wenn zur Projektplanung auch die Kunden-Akquise zählt, dann bietet sich zusätzlich eine Angebotssoftware an. Auch hier kann in vielen Fällen eine gut strukturierte Tabelle, die mit einer Tabellen-Kalkulations-Software erstellt wurde, weiter helfen. Ansonsten hängt es von den Leistungen des Unternehmens ab, welche Desktop- oder mobilen Anwendungen sich für diesen Zweck eignen. Im Zweifelsfall bringt eine selbst gestaltete Tabelle oft einen höheren Nutzen. Branchentypische Lösungen finden sich eher in großen Unternehmen, deren Leistungen und Angebote entsprechend kostenintensiv sind.
Kriterien guter Software
Hochwertig ist ein entsprechendes Tool, wenn es leicht zu bedienen ist und sich alle Kostenpunkte mit seiner Hilfe erfassen lassen. Natürlich sollten die einzelnen Posten im besten Fall bereits in die Software integriert sein, sodass Blättern und Suchen in den Geschäftsunterlagen entfallen. In technischen Bereichen sollten auch die Materialeigenschaften und ihre Beziehungen integriert sein, damit der technische Verkauf in der Lage ist ein Angebot zu erstellen, dass auch Aufschluss über die technischen Daten des Produkts oder der Leistung enthält und das auch sämtliche Haftungsrisiken ausschließt.
Sind diese Kriterien erfüllt, dann eignet sich das Tool auch für den Außendienst, wobei sich die Frage stellt, ob es sinnvoller ist, einen Laptop mit Bluetooth oder ein Smartphone zu benutzen. Da das Display von Smartphones oft etwas zu klein ist, um komplexe Tabellen abzubilden, bietet sich für den mobilen Außendienst in den meisten Fällen der Laptop an. Hier besteht aber grundsätzlich kein technischer Unterschied zur Desktop-Software. Individualisierte Lösungen rechnen sich erst aber einer gewissen Anwenderzahl. Daher sind sie für kleinere Büros oder Unternehmen nur bedingt geeignet.
Bild: panthermedia.net Detlef Krieger
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